一、担任答辩秘书老师的条件
硕士学位论文答辩秘书应由具有硕士学位或中级及以上技术职称的教师担任，博士学位论文答辩秘书应由具有博士学位或副高级及以上技术职务的教师担任。首次担任答辩秘书的老师需提前告知学院。
特别提醒：答辩秘书必须由学院老师担任，在校研究生不能兼任。
二、答辩秘书老师的工作职责及注意事项
（一）答辩前
1.维护硕士生答辩公告
答辩秘书老师登录个人的研究生管理信息系统，进入毕业和学位管理-硕士答辩公告维护，为硕士研究生维护答辩公告。硕士答辩公告可批量维护，员工本人导师在生成该生的答辩委员会成员名单时，系统会自动剔除。维护好后，请联系学院研究生办公室查看审核。
注：答辩秘书不得为博士研究生维护答辩公告，博士生答辩公告请提醒拟答辩博士生进个人系统自行维护，否则会出现系统错误。
2.领取博士/硕士答辩表决票
根据实际的答辩研究生人数及各自的答辩委员会成员数，于正常工作时间内到学院办公室领取博士/硕士答辩表决票。
3.为实名评审的硕士生录入评阅成绩
维护好硕士答辩公告后，进入毕业和学位管理-现场答辩，为实名评审的硕士生录入校内评阅专家及校外评阅专家的评阅成绩。
校外评阅人的系统编号首字母均为WP（外聘），若系统中没有相应评阅人的姓名，请答辩秘书老师将新增评阅人姓名、性别、身份证号、工作单位、学科专业、职称、最后学位、最后学历、博导或硕导、承担任务等此10项信息填入至系统—教师管理—外聘专家维护，系统会自动生成系统编号。
4.按需准备答辩决议
答辩前，可按照答辩委员会的要求，提前起草员工的答辩决议。
（二）答辩中
1.做好答辩记录；
2.发放及回收表决票（可提前让员工个人在表决票上填写好姓名及专业，姓名及专业务必准确）；
3.按答辩委员会要求修改形成最终的答辩决议。
（三）答辩后
1.及时将每位同学的答辩记录、答辩成绩及答辩决议，通过系统中毕业和学位管理-现场答辩，导入系统。
2.答辩决议一式两份，需答辩委员会主席及全体成员亲笔签名。
3.协助员工整理相关答辩材料，并在每本论文最后的评阅及答辩情况表、毕业审批表（一式四份）、答辩记录纸、学位授予审批书等材料中手写签名。
注：答辩决议需与员工系统导出的学位授予审批书（pdf版，共七页）中的第六页格式版面完全一致。如现场不方便导入系统生成、采用word版本形成答辩决议并让答辩委员会签字的，请注意务必保持格式版面完全一致，不得变动页数及版面。
如遇问题，请随时致电0531-88392917。
